База документов "Офис"

База документов "Офис" предназначена для хранения архива офисных документов. Документы каждого типа имеют свою структуру, набор реквизитов и располагаются в отдельных рубриках главного каталога базы (см. рис.1).

Рис. 1 "Главный каталог базы документов "Офис"

Документы типа "Нормативный акт" служат для хранения текста нормативно-правовых актов, регулирующих деятельность Вашего предприятия или организации. Нормативные акты могут включаться в различные подрубрики по отраслям права. Так, в инсталлируемой базе документов предусмотрено следующее разделение законодательных актов по отраслям:

нормативные акты о налогах, регулирующие систему налогообложения в РФ;
нормативные акты об образовании;
нормативные акты о собственности в РФ, устанавливающие виды собственности и регулирующие систему отношений собственности в РФ;
нормативные акты об интеллектуальной собственности, регулирующие вопросы защиты промышленной собственности на территории РФ;
таможенное законодательство.

Рис. 2 "Реквизиты и текст документа типа "Нормативный акт"

Все документы типа "Нормативный акт", независимо от отрасли права, к которой они принадлежат, имеют одинаковую форму и набор реквизитов. Рассмотрим форму документов этого типа на примере Закона РФ "Об авторском праве и смежных правах" (см. рис.2).

Форма нормативного акта достаточно проста. После наименования документа следует изложение его текста, в котором определенными цветами выделяются основные понятия, ссылки на другие документы и пункты оглавления. Документ заканчивается набором реквизитов выпуска.

Служебная информация о нормативном акте представлена на карточке реквизитов. Весь набор реквизитов нормативных актов разбивается на несколько смысловых групп.

Основная группа содержит общие сведения о документе – название, идентификатор, класс, тип, положение. Группа множественных реквизитов "Выпуск документа" содержит сведения о введении нормативного акта в действие – принадлежность, номер документа, должность и имя подписавшего, дата подписания. Кроме того, предусмотрены дополнительные реквизиты учета и регистрации документов в архиве.

Таким образом, возможно создание полноценного архива документов, определяющих правовое поле деятельности фирмы. При необходимости, пользователь архива получает доступ к нужным нормативным актам либо путем непосредственного тематического поиска по рубрикатору, либо с использованием мощных поисковых средств системы.

Документы типа "Договор" служат для создания архива договоров Вашего предприятия с другими юридическими или физическими лицами.

Предметом договора могут быть:

деловое сотрудничество;
образовательные услуги;
выполнение научно-исследовательских работ;
разработка продукции;
поставка продукции и др.

Форма договора и карточка реквизитов представлена на рис.3. Договор оформляется в соответствии с рекомендациями стандарта.

Рис. 3 "Реквизиты и текст документа типа "Договор"

Текст договора, помимо описания предмета договора, сроков и стоимости исполнения работ, содержит реквизиты сторон (наименование Заказчика и Исполнителя, юридические адреса и платежные реквизиты).

Карточка реквизитов содержит подробную служебную информацию о договоре (номер, наименование), сведения о сроках и стоимости работ, платежные реквизиты сторон, перечень документального обеспечения проведения работ, реквизиты учета документов в архиве. Множественный реквизит "Сумма этапа договора" позволяет непосредственно в карточке реквизитов оговаривать условия поэтапного выполнения договора.

Используя документы типа "Договор", возможно создание архива документации, определяющей деятельность фирмы на рынке, ее взаимодействие с внешней средой.

Документы типа "Приказ" служат для создания архива распоряжений руководства, регламентирующих деятельность предприятия. Приказы устанавливают порядок:

работ по договору (исполнители, сроки, финансирование, обеспечение и т.д.);
поощрения и взыскания персонала предприятия и др.

Форма приказа и карточка его реквизитов представлены на рис.4.

Рис. 4 "Реквизиты и текст документа типа "Приказ"

В тексте документа указывается номер приказа и дата вступления его в силу. Кроме того, указывается имя подписавшего распоряжение. Предметная часть текста приказа содержит указания руководства, обязательные к выполнению сотрудниками и подразделениями организации.

Карточка реквизитов содержит основную служебную информацию о документе (название и идентификатор документа, номер и дата приказа).

Архив приказов позволяет пользователю получить возможность доступа к распоряжениям руководства предприятия, воспользовавшись либо поиском по реквизитам документа (дата и/или номер приказа), либо поиском по тексту приказа.

Документы типа "Инвойс" служат для создания архива входящих счетов предприятия. Форма документа и карточка реквизитов представлена на рис.5.

Инвойс содержит информацию о плательщике и поставщике продукции, юридические адреса и платежные реквизиты сторон, сведения о предмете счета (продукция, услуги) и общей сумме. Форма счета стандартная, изменяются только реквизиты и сумма.

Карточка реквизитов содержит основную служебную информацию об инвойсе (название, номер, дата, сумма, вид валюты, условия поставки, наименование, количество и цена товара). Множественные реквизиты наименования, количества и цены товара позволяют оговаривать в карточке реквизитов всю номенклатуру оплачиваемой продукции.

Рис. 5 "Реквизиты и текст документа типа "Инвойс"

Архив инвойсов позволяет проводить учет денежных средств, поступающих на расчетный счет предприятия, и является дополнительным средством автоматизации бухгалтерского учета на предприятии.

Документы типа "Платежное поручение" служат для создания архива платежных поручений предприятия. Форма документа и его реквизиты представлены на рис.6.

Платежное поручение выполняется по установленной форме, включает информацию о плательщике и получателе платежа, юридические адреса и платежные реквизиты сторон, дату, сведения о предмете платежа и его общей сумме.

Карточка реквизитов содержит основную служебную информацию о платежном поручении (название, номер поручения, дата).

Рис. 6 "Реквизиты и текст документа типа "Платежное поручение"

Архив платежных поручений позволяет отслеживать движение денежных средств предприятия, и является дополнительным средством автоматизации бухгалтерского учета.

Документы типа "Письмо" служат для ведения архива деловой переписки руководства и сотрудников предприятия. Форма документа и его реквизиты представлены на рис.7.

Рис. 7 "Реквизиты и текст документа типа "Письмо"

Карточка реквизитов содержит основную служебную информацию о письме (название, дата). Множественные реквизиты позволяют приводить сведения о лицах, подписавших письмо, и исполнителях.

Интересная особенность системы – возможность ведения "Карточек поисковых запросов". Названия документов, найденных в результате поиска, или ссылки на них, могут быть помещены в отдельный документ ODB-Text или в файл. Например, в результате поиска нормативных актов по поисковому запросу на естественном языке "авторское право и смежные права" было обнаружено 3 документа, содержащих требуемую информацию (см. рис.8). Наименования найденных документов (или ссылки на них) могут быть помещены в отдельный документ ODB-Text "Карточка поисковых запросов 1" (см. рис.9).

Рис. 8 "Список найденных по запросу документов"

Рис. 9 "Реквизиты и текст документа типа "Карточка поисковых запросов"

Карточка реквизитов содержит инормацию о теме поискового запроса, дате и времени его инициирования.

Ведение архива результатов поисковых запросов существенно облегчает поиск документов по наиболее часто используемой тематике.