Корпоративная документальная информационно-поисковая система ODB-Text версии 3.4

Документальная информационно-поисковая система ODB-Text 3.4 является дальнейшим развитием предыдущей версии нашего базового программного продукта - ODB-Text 3.3. В новой версии системы существенно повышена надежность хранения информации в базах данных, обеспечивается детальное отслеживание и протоколирование всех действий сервера СУБД и клиентов баз данных, расширены возможности просмотра документов средствами Web-броузера.

Функциональные особенности ODB-Text версии 3.4:

Сервер

  1. В ODB-Text версии 3.4 реализован единый Сервер, который обеспечивает доступ к базам данных как по основному каналу, так и по каналу Web. Таким образом, отпадает необходимость в дополнительной установке Web-сервера и его администрировании с помощью специального конфигуратора. Единый Сервер системы позволяет конфигурировать базы и администрировать доступ к документам по обоим каналам.

  2. В новой версии системы повышена надежность хранения информации в базах данных за счет организации автоматического резервирования и восстановления данных в случае сбоев.

  3. Существует возможность проверки файлов баз данных на физическую целостность.

  4. Выполняется проверка соответствия структуры документов базы определенному для данного типа документов формату (проверка соответствия типов).

  5. В новой версии системы Сервером ведется детальное отслеживание и протоколирование всех действий клиентов баз данных. Протокол записывается в Журналы событий - текстовые файлы с расширением .LOG. В системе ведутся два типа Журналов событий - Общий и Пользовательский.
    Общий (системный) журнал событий - содержит информацию о действиях монитора системы и действиях всех клиентов баз данных. Это основной журнал, он дает исчерпывающее представление о работе системы. Общий журнал событий доступен для просмотра в главном окне Сервера. Файл общего журнала имеет фиксированное имя - System.log. Пользовательский журнал событий содержит информацию о запросах конкретного клиента баз данных.
    В журналах событий регистрируются действия монитора системы и пользователей, операции над документами баз данных, идентификаторы и названия документов, с которыми работает пользователь и т.д. Файл пользовательского журнала имеет имя: <имя пользователя>.log
    Разработана специальная программа просмотра log-файлов, которая облегчает работу с журналами событий.

  6. Усовершенствованна защита от несанкционированного доступа к базам данных по каналу Web.

  7. Для Web-броузера реализован модуль отображения OLE-объектов, позволяющий просматривать OLE-объекты, внедренные в документы базы, при удаленном доступе к системе.

Клиент

Клиентская часть ODB-Text версии 3.4 по сравнению с более ранними версиями системы (ODB-Text 3.2 и ранее) обладает следующими новыми возможностями:

  1. Появилась возможность сортировки списка найденных документов по любому из поисковых реквизитов, при этом выполнение сортировки может быть задано как на этапе обработки поискового запроса, так и на этапе обработки результатов поиска. Это существенно облегчает работу с базой, позволяя упорядочить найденные при поиске документы, например, в порядке возрастания даты их подписания.

  2. Предоставляется возможность уточняющего поиска среди документов, найденных по результатам выполнения текущего поискового запроса. Это позволяет при большом количестве найденных документов конкретизировать запрос и получить список документов, более точно отвечающих требованиям клиента базы данных.

  3. Сокращено время вывода результатов поиска. В случае, если список найденных документов слишком велик, он может выдаваться группами (порциями), причем пользователь может самостоятельно задавать количество документов в группе.

  4. Расширен язык поисковых запросов. Например, теперь возможен поиск документов по пустому / не пустому значению в поле любого поискового реквизита.

  5. При загрузке документа ODB-Text (формата .TXM) c диска в базу данных, может возникнуть ситуация, когда в базе содержится документ, идентификатор которого совпадает с идентификатором загружаемого документа. В этом случае система предлагает пользователю разрешить конфликтную ситуацию одним из трех способов: обновить документ в базе, загрузить документ с новым идентификатором, отменить загрузку.

  6. Внутренний формат .TXM позволяет производить обмен документов между базами. Документы ODB-Text можно загружать в базу из файла, выгружать из базы в файл с сохранением их специфической структуры.

  7. Появилась возможность формирования сводного отчета по шаблонам. При выгрузке информации в сводный отчет формируется таблица, поля которой содержат значения реквизитов документов.

  8. Список ключевых слов для каждого поискового реквизита, полей "Понятия" и "Текст", может быть выгружен в текстовый файл (.TXT).

  9. Функция "drag-and-drop" позволяет загружать документы с диска, выгружать документы на диск, переносить документы из рубрики в рубрику и между окнами Клиентов простым их "перетаскиванием" при помощи "мыши".

  10. Буфер обмена (clipboard) можно использовать для копирования рубрик и отдельных документов. Кроме того, через буфер обмена можно копировать название рубрики (документа), а также реквизиты документа из карточки реквизитов.


Основные возможности ODB-Text версии 3.4:

  • ведение архива документов различных типов, в том числе документов, содержащих мультимедийную информацию;
  • разнообразные средства для поиска и доступа к документам в базе данных, в том числе полнотекстовый поиск по запросам на естественном языке;
  • редактирование документов базы (добавление в документ ссылок и смысловых понятий, вставка в текст документа иллюстраций, таблиц, графиков, отчетов, т.е. любых объектов Windows-программ);
  • систематизация документов с помощью рубрикатора;
  • загрузка и выгрузка документов по шаблонам;
  • развитые средства построения отчетов;
  • ведение гипертекстовых баз документов;
  • коллективная обработка документов несколькими пользователями;
  • возможность поиска по шаблону офисных документов MS Word, MS Excel и др.;
  • возможность экспорта/импорта документов во внешние базы данных;
  • возможность доступа к базе данных через Интернет-броузер.

ИПС ODB-Text версии 3.3 представляет собой сложный программный комплекс, использование которого позволяет решает следующие задачи автоматизации работы современного предприятия:

1. Аналитическая обработка данных с целью получения информации, которую можно использовать для принятия решений.

Программный комплекс ODB-Text обладает мощными поисковыми возможностями. Существует возможность поиска документов, удовлетворяющих целому ряду критериев:

  • поиск по реквизитам документа (тип документа, название документа и др.);
  • поиск по понятиям документа (ключевым словам);
  • поиск по содержанию документа по запросам на естественном языке.

Для создания поискового запроса разработан несложный язык поисковых запросов. В системе реализован уточняющий поиск, предусмотрена возможность сортировки списка найденных документов по любому поисковому реквизиту.
Существует функция построения отчетов, формируемых в том числе и по заданному шаблону. ODB-Text формирует файл отчета (сводного отчета) по результату поискового запроса либо по содержанию рубрики. Далее пользователь может импортировать файл отчета в программу электронных таблиц, например Microsoft Excel и проделать статистические расчеты, построить диаграммы и т.д.
Реализована поддержка MS ODBC, что позволяет сохранить документы, полученные в результате поиска, и экспортировать их из базы документов ODB-Text во внешнюю базу данных (Oracle, MS Access).

2. Интеграция данных различных форматов и различных программных продуктов.

Поддерживаются данные следующих форматов:

  • текстовые файлы в кодировке DOS и Windows;
  • документы Microsoft Word, Microsoft Excel и Microsoft PowerPoint;
  • документы в формате HTML (кодировки DOS, Windows, KOI-8).

Поддерживаются все форматы, для которых имеется соответствующий OLE-сервер. Это означает, что документы популярных программ Autocad, CorelDRAW, а также рисунки, звуковые фрагменты и видеозаписи могут быть частью базы документов ODB-Text.

3. Простота освоения и эксплуатации системы.

Система ODB-Text имеет простой интуитивно понятный интерфейс, обеспечивающий удобство работы с системой как опытным, так и начинающим пользователям. При доступе клиентов к базам данных по традиционному каналу обслуживания работа с документами (поиск, просмотр, редактирование и т.д.) осуществляется средствами клиентской части системы. При доступе клиентов к базам данных по каналу Web корпоративным пользователям системы достаточно изучить Web-броузер, как универсальное средство поиска и просмотра документов.

4. Надежная защита корпоративной информации.

Защита в системе ODB-Text обеспечивается:

  • Работой сервера базы данных в среде Windows NT.

  • Возможностью разделения доступа к документам базы. В начале сеанса работы пользователь вводит свое имя и пароль, по которым определяется перечень документов, к которым пользователям разрешен доступ. Разделение доступа возможно и по операциям с документами.

  • Средствами защиты данных, пересылаемых Интернет-пользователями базы от броузера к серверу, например SSL ( Security Sockets Level ), PCT.

5. Оперативное обновление информации.

Обновление информации в базе производится средствами клиентской части системы. Клиентская часть позволяет создавать новые документы, редактировать документы и загружать документы с диска. В системе предусмотрены средства, позволяющие ускорить загрузку документов в базу данных (групповые операции над документами, автоматическое рубрицирование, использование шаблонов загрузки).
Удаленный пользователь (работающий с системой по каналу Web), работает с базами данных в том виде, в котором они находятся после момента последнего обновления.

6. Доступ к информации различными способами.

Сетевая подсистема программного комплекса ODB-Text опирается на протокол обмена данными TCP/IP, доказавший свою эффективность и перспективность. Это означает, что клиенты ODB-Text могут получить доступ к документам корпоративного хранилища из любой точки:

  • из локальной сети предприятия;
  • посредством удаленного подключения к корпоративной сети;
  • из любой точки глобальной сети Интернет.

Удаленные пользователи получают доступ к базе документов, имея в своем распоряжении только броузер - Netscape Navigator или Internet Explorer. Доступ к базам данных по каналу Web обеспечивается программами-переходниками, которые являются расширениями установленного Интернет-сервера. При этом компьютер, на котором расположены базы данных, может работать под управлением ОС Windows 95/98/NT/2000 (при использовании Microsoft Internet Information Server или Personal Web Server) или под управлением ОС Linux (при использовании Интернет-сервера, имеющего интерпретатор языка Perl, например Apache v. 1.12).

7.Обеспечение высокой надежности хранения информации.

В системе предусмотрены средства, позволяющие повысить надежность хранения информации в базах данных:

  • автоматическое резервирования баз данных и их восстановление из резерва в случае сбоев;
  • проверка файлов баз данных на физическую целостность;
  • переиндексация баз данных.

Кроме того, в системе ведется детальное отслеживание и протоколирование всех действий клиентов баз данных.